چطور با ۵ تغییر ساده، فضای کاری‌تان را حرفه‌ای‌تر کنید؟
فضای کاری و نحوه قرارگیری هر یک از اجزا، یکی از مهم‌ترین فاکتور‌هایی است که بازدهی کاری هر یک از کارکنان را تحت تاثیر قرار می‌دهد.
فضای کاری و نحوه قرارگیری هر یک از اجزا، یکی از مهم‌ترین فاکتور‌هایی است که بازدهی کاری هر یک از کارکنان را تحت تاثیر قرار می‌دهد. محیط فیزیکی سازمان تاثیر مستقیمی بر روی روحیه افراد می‌گذارد و عملکرد آن‌ها را تغییر می‌دهد. گاهی اوقات ساده‌ترین تغییرات می‌تواند نتایج چشمگیری ایجاد کند. در این مقاله شما را با ۵ تغییر کوچک که نتایج بزرگی در سازمان‌ها و بازدهی روحیه تیمی اعضا دارند؛ آشنا می‌کنیم.
توجه به نورپردازی
نور یکی از عوامل کلیدی در محیط کار است که به طور مستقیم تمرکز و بازدهی کاری افراد را تحت تاثیر قرار می‌دهد. نور نامناسب در محل کار باعث می‌شود تا خستگی چشم‌ها در کوتاه‌ترین زمان برای افراد اتفاق بیافتد. در این حالت ناخودآگاه تمرکز افراد کاهش می‌یابد و به اتمام رساندن وظایف کاری مدت زیادی طول می‌کشد. به مرور زمان این حالت باعث تاثیر بر روی سلامت چشم کارکنان و همچنین خلق و خوی آن‌ها می‌شود. خستگی مداوم چشم‌ها باعث سردرد نیز می‌شود. تغییرات ساده‌ای که در راستای بهبود نورپردازی محل کار می‌توان اعمال کرد:
- تا حد امکان استفاده از نور طبیعی با تعبیه پنجره‌های قدی در اتاق‌های کار و پرده‌های نازک
- جایگزین کردن لامپ‌های سفید با نور سرد به جای نور‌های گرم مثل زرد برای افزایش آرامش بخشی؛ ترکیب نور‌های سرد و گرم باهم
- افزودن نور‌های غیر مستقیم و نورپردازی عمومی با نصب لامپ‌های دیواری و دکوراتیو
نتایج مثبتی که به دنبال تغییر در نورپردازی محل کار می‌توان دید:
- کاهش خستگی، قرمز شدن و سوزش چشم ها
- افزایش انرژی و سطح تمرکز کارکنان
- بهبود خلق و خوی کارکنان
تغییر در نحوه چیدمان میز و صندلی‌ها
چیدمان صندلی‌ها در محیط‌های اداری از اهمیت زیادی برخودار است. قرارگیری میز‌ها به صورت نامناسب می‌تواند تنش بین افراد را افزایش دهد و سطح تمرکز کارکنان را کاهش دهد. در حالی که چیدمان درست و هوشمندانه تجهیزات اتاق کنفرانس تعاملات مثبت و روحیه کار تیمی را به حداکثر می‌رساند. بسته به نوع کار می‌توان از روش‌های مختلف چیدمانی استفاده کرد. در صورت نیاز به تمرکز فردی و حریم شخصی بیشتر برای کارکنان می‌توان از پارتیشن بندی‌های متحرک بهره برد. در صورتی که برای کارهای تیمی فضا بندی تنها باعث می‌شود تا برقراری ارتباط بین اعضا سخت‌تر شود. تغییرات پیشنهادی در نحوه چیدمان میز و صندلی‌ها در محیط اداری:
- استفاده از میز و صندلی‌های قابل تنظیم برای شخصی سازی هر فرد و کاهش مشکلات ارگونومیک
- قرار دادن پرینتر و تجهیزات مشترک در مکان‌های قابل دسترس برای همه افراد
- طراحی مسیر‌های عریض و استفاده از سطح شیب دار به جای پله برای راحتی افراد دارای معلولیت
نتایج مثبتی که با تغییر در نحوه چیدمان به حالت استاندارد می‌توان انتظار داشت:
- بهبود همکاری بین بخش‌های مختلف و افزایش روحیه کار تیمی
- کاهش مرخصی‌های ناشی از درد‌های عضلانی و اسکلتی
- افزایش بازدهی کاری و رضایت کارکنان
استفاده از گل و گیاهان طبیعی
افراد چندین ساعت به طور متمادی در محیط‌های کاری مشغول کار هستند. اضافه کردن گیاهان طبیعی تغییری به ظاهر ساده است؛ اما نتایج شگفت انگیزی می‌تواند به همراه داشته باشد. عناصر طبیعی بر روی روحیه افراد تاثیر می‌گذارند و باعث کاهش استرس می‌شوند. وجود گیاهان طبیعی با تنظیم رطوبت و سطح اکسیژن، کیفیت هوا را افزایش می‌دهد. علاوه بر مزایای اشاره شده؛ عناصر طبیعی به زیبایی بصری محیط نیز کمک می‌کنند. تغییرات پیشنهادی برای دکور محیط کار با استفاده از گل و گیاهان طبیعی:
- استفاده از گیاهان آپارتمانی مثل سانسوریا و پوتوس با قابلیت رشد سریع حتی در نور غیر مستقیم
- استفاده از دیوار‌های سبز در فضای مشترک بین بخش‌های مختلف
- مشارکت دادن کارکنان در رسیدگی به گیاهان
نتایج مثبت استفاده از گل و گیاه در محیط کاری:
- کاهش استرس و اضطراب
- افزایش تمرکز و بهره وری
- بهبود کیفیت هوا
- تقویت روحیه و خلاقیت
به روزرسانی تجهیزات و روی آوردن به دنیای دیجیتالی
تجهیزات دیجیتالی و هوشمند امروزه یکی از ضروری‌ترین فاکتور‌ها برای بهبود روند کاری در محیط‌های اداری به حساب می‌آیند. با تغییر تجهیزات به جدیدترین نسخه‌های موجود، می‌توان سرعت انجام کارها را افزایش داد. تجهیزات قدیمی و از کار افتاده در اتاق کنفرانس، تنها باعث طولانی تر شدن تایم جلسات می‌شود.
ابزار‌های دیجیتالی در محیط‌های اداری از مصرف بی رویه کاغذ جلوگیری می‌کنند. با وجود سیستم‌های اداری دیجیتالی نیاز به نامه نگاری‌های متعدد کاهش می‌یابد. در جلسات و ارائه‌ها نیز تاثیرات مثبت نمایشگر‌های دیجیتال را می‌توان به وضوح دید. تغییراتی که برای گذر از حالت سنتی در محیط‌های اداری به حالت دیجیتالی و هوشمند می‌توان انجام داد:
- استفاده از ویدئو وال با ابعاد بزرگ و تجهیزات اتاق مانیتورینگ پیشرفته برای افزایش دقت کارکنان و کاهش مسائل امنیتی
- استفاده از سیستم‌های پیشرفته در اتاق کنفرانس و جلسات برای بهبود بازدهی جلسات درون و بیرون سازمانی
- نصب نمایشگر در محل‌های استراحت برای اطلاع رسانی‌های همگانی و کاهش استفاده از کاغذ
نتایجی که استفاده از سیستم‌های دیجیتالی در سازمان‌های اداری به همراه دارد:
- افزایش سرعت تصمیم گیری با دسترسی داشتن به همه داده‌ها به صورت آنلاین
- ارتقای کارایی جلسات و کوتاه تر شدن تایم جلسات
ایجاد فضایی برای استراحت‌های کوتاه
کار مداوم و بدون استراحت بعد از چند ساعت باعث کاهش بهره وری و افزایش خطاها می‌شود. یک فضای استراحت خوب می‌تواند خستگی افراد را کاهش دهد. همچنین فضای استراحت، تنش و دعوا بین همکاران را کم‌تر می‌کند. وجود فضایی با مبلمان راحتی و نوشنیدنی‌های مختلف مثل چای و قهوه باعث افزایش آرامش در محیط کاری می‌شود. از روف گاردن و پشت بام ساختمان می‌توان برای درست کردن فضای استراحت در سازمان‌ها استفاده کرد.
تغییرات کوچک با تاثیراتی ماندگار در محیط‌های کاری
تغییرات بزرگ همواره نیاز به سرمایه گذاری‌های کلان ندارد. گاهی اوقات با چند تغییر ساده می‌توان تاثیرات بهبود زیادی در روند کاری در ادارات و سازمان‌ها مشاهده کرد. این تغییرات به ظاهر کوچک می‌تواند بهره وری کل سازمان را افزایش دهد.